Es gibt Unternehmen, bei denen kommen die Kunden direkt von der Straße in die Geschäftsräumlichkeiten und kaufen ein. Bei anderen wird in Besprechungsräumen verhandelt und dort werden dann die Verträge abgeschlossen. Und dann gibt es noch die Firmen, bei denen die ganze Zeit Anrufe eingehen, weil sich Interessenten bevorzugt auf diesem Wege melden. Vor allem im Bereich des Online-Handels oder auch bei großen Agenturen ist dies der Fall. Somit wird es für sie zum elementaren Erfolgsfaktor, wie gut die Arbeit in der Anrufannahme funktioniert.

Mehr Effizienz in der Agentur durch DocuCall

Jedes Unternehmen sollte für sein Businesscenter nach Möglichkeiten Ausschau halten, mit denen sich Mitarbeitern die Arbeit erleichtern lässt. Ganz einfach aus dem Grund, weil sich dort der Erfolg für das Geschäft entscheidet. Je besser das Team im Businesscenter geschult ist, je schneller und genauer sie arbeiten, umso höher wird ihr Beitrag zum Umsatz ausfallen. Beste Mittel und Wege dazu sind Schnelligkeit und Qualität.

Ein Beispiel: Jemand meldet sich per Telefon und interessiert sich für ein Produkt. Also nimmt ein Mitarbeiter den Anruf entgegen und notiert alle wichtigen Informationen. Also Name, Kontaktdaten und welche Fragen der Kontakt hatte. Dann wird das Ganze an einen Berater weitergeleitet. Dieser ruft an und tätigt dann hoffentlich einen Verkauf. Diese Transaktion löst im System eine Bestellung und eine Faktura aus.

All diese Aktivitäten, dieses hin und her zwischen den Mitarbeitern, das ist genau das, was DocuCall beschleunigen kann. Es ist eine integrierte Branchenlösung speziell für Firmen, bei denen solche Prozesse zum Geschäftsalltag gehören. In DocuCall kann man den Status eines jeden Vorgangs jederzeit nachverfolgen. Durch eine Art internes Ticketsystem bekommt jeder Bearbeiter vom Tool eine Meldung, dass eine Aktion notwendig ist. Dann erfolg die Bearbeitung und die Weiterleitung an die nächste Instanz.

Mit Hilfe dieser komplette Integration aller Arbeitsschritte wird sichergestellt, dass keine Anfrage verloren geht und dass kein potenzieller Kunde vergessen wird. Gleiches gilt für die Verfolgung von Rechnungen.

Welcher Vorteil ergibt sich durch DocuCall?

Ein Vorteil von DocuCall ist, dass sich die Software in der Cloud nutzen lässt. Das bedeutet, es ist keine Installation auf dem Rechner eines jeden einzelnen Mitarbeiters notwendig. Zudem auch kein Transfer vom Programmpaket, wenn ein neuer Rechner verwendet wird. Es reicht lediglich eine Internetverbindung zum Server des Cloud-Anbieters. Somit entfällt für den Nutzer die Notwendigkeit Daten zu sichern. Zudem entfällt auch die Ausweitung der eigenen IT-Betreuung, die sich um Fehler oder Probleme kümmern müsste. Vor allem für kleine Unternehmen ist das ein immenser Vorteil, weil dadurch weniger Manpower gebunden wird.

Des Weiteren ist die externe Lösung auch für die Datensicherung von Vorteil. Der Cloud Betreiber erstellt normalerweise Kopien auf Servern, die räumlich weit voneinander getrennt sind. Ob Feuer oder sonstige Katastrophen, die Daten sehr sicher verwahrt. Sollte es zu dem Versuch der Wirtschaftsspionage oder zu Hackerangriffen kommen, dann ist der Hoster ebenfalls deutlich besser vorbereitet als ein KMU.

In Sachen Effizient kann eine solche Software deutliche Verbesserungen in den Betriebsprozessen bewirken. Sämtliche Insel-Lösungen werden überflüssig Datentransfers sind zentral handelbar. Anstatt verschiedene Tabellen und Datenbanken auszuwerten und zwischen den Angestellten hin und her zu schieben, läuft alles unter einem Dach. Es passieren weniger Fehler, Dokumente und Daten erreichen den richtigen Ansprechpartner wesentlich schneller.