Es gibt ein Albtraum-Szenario, das jedes Unternehmen fürchten sollte: ein Kunde oder ein potenzieller Neukunde ruft an, weil er eine Frage hat und … niemand geht ans Telefon. In der heutigen Zeit gibt es im Bereich Service kaum ein schlimmeres Verbrechen als den Anrufer warten zu lassen. Oder, seinen Anruf unbeantwortet zu lassen. Erreichbarkeit jederzeit – sollte das Motto im Business sein. Ansonsten drohen Image-Schäden oder verlorene Umsätze.

Daran sollte es wirklich nicht scheitern und es gibt eine gute Möglichkeit solche Probleme ganz einfach zu lösen. Mit Hilfe einer externen Telefonannahme stellen Sie zum einen die Kunden zufrieden, zum anderen schonen Sie wertvolle Ressourcen in ihrem Unternehmen.

Wir erklären Ihnen wie das funktioniert und was die Vorteile einer solcher Dienstleister sind. Eine Agentur für professionelle Telefonannahme.

Wie funktioniert eine externe Agentur für professionelle Telefonannahme?

Ein externer Telefonservice bekommt eine Anruf-Umleitung zugewiesen, die mit der Nummer Ihres Unternehmens verbunden ist. Das heißt, der Anrufer sieht auf seinem Display, dass er bei Ihnen anruft, dabei landet er in Wirklichkeit in einem Callcenter. Dieses Center ist jederzeit besetzt (während der ausgewählten Geschäftszeiten), so dass wirklich jeder Kunde oder Interessent eine schnelle und persönliche Betreuung am Hörer erhält.

In einem solchen Back-Office arbeiten professionelle Call-Agents. Mit Hilfe einer kleinen Einweisung, können diese erfahrenen Leute bereits viele Fragen direkt beantworten. Dazu reicht eine Art FAQ-Liste für Ihr Unternehmen. Auf diesem Wege wird ein Großteil der Anrufe in der ersten Instanz abgefangen. Erst bei besonders schwierigen Fragen wird der Anrufer an einen Ihrer Fachleute weitergegeben.

Bezüglich der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist in diesem Business natürlich besondere Vorsicht geboten. Aber mit einem seriösen Anbieter an Ihrer Seite brauchen Sie keinerlei Sorge zu haben.

Vorteile einer externen Anruf-Annahme

Kunden fordern heutzutage ein Höchstmaß an Service. Egal, ob Sie Freiberufler, Selbständiger oder Unternehmen sind. Professionelle Erreichbarkeit tut jedem Geschäft gut. Ein solches Telefon-Sekretariat ist dafür die ideale Lösung.

Der wohl wichtigste Vorteil ist, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verbringen. Viele Kunden tätigen sehr schnell einen Anruf, wenn sie auch nur die kleinste eine Frage haben. Diese zu beantworten kann lange Zeit in Anspruch nehmen. Dabei sind es meistens immer die gleichen, die sie stellen. In der Regel ist es nicht notwendig, dass sich eine hoch bezahlte Fachkraft persönlich darum kümmert. Wird das Telefonat von einem Mitarbeiter im Callcenter angenommen, dann erspart das viel Arbeit, die Sie oder Ihre Angestellten für deutlich produktivere Tätigkeiten verwenden können.

Vor allem in kleinen Unternehmen ist es sinnvoll einen Büroservice als neues Sekretariat zu verwenden, anstatt eigene Mitarbeiter dafür einzusetzen. Denn zum einen benötigen diese ein Büro, oder zumindest einen Arbeits-Platz, wo Sie sich um das Telefon kümmern können. Das kostet Geld. Zum anderen können sie krank werden oder gehen in den Urlaub und dann fallen wieder Zeiten an, wo Ihr Unternehmen telefonisch nicht ganz so gut erreichbar ist. Mit einem Büroservice passiert das nicht.

Von den Konditionen her ist ein Telefonservice meist billiger als diesen Job von den eigenen Leuten machen zu lassen. Vor allem deshalb, weil einige sehr günstige Tarife anbieten, die sich nach der Auslastung ausrichten. Während ein Festangestellter jeden Monat sein fixes Gehalt bekommt, können Sie bei einem externen Service häufig auch ein Preismodell wählen, das deutlich günstiger für Sie kommt.

Es ist also beides möglich: Steigerung der Produktivität und die Einsparung von Kosten.