Controlling ist das A und O zur Optimierung im Unternehmen. Bilanz und GuV sind ein guter Anfang, aber sie sind zu grob dafür, um die Rendite einer Unternehmung per Finetuning zu verbessern. Grund dafür ist, dass die GuV zwar zeigt, ober Sie in Summe Profit machen. Aber Sie können nicht immer sehen, woher diese Gewinne kommen. Genau darum geht es aber bei der Unternehmensführung. Die Produkte und die Aufträge zu identifizieren, die wenig rentabel sind und jene zu fördern, bei denen der Rubel am schnellsten rollt.

Für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen ist einer der wichtigsten Kostenfaktoren die Arbeitszeit der Mitarbeiter. Denn die meisten anderen Kosten sind entweder fix oder lassen sich relativ einfach über die Buchhaltung einem bestimmten Auftrag oder einem Projekt zuordnen. Bei der Arbeitszeit wird es jedoch problematisch. Denn die meisten Firmen betreiben eine Zeiterfassung, die am Eingangstor beginnt und genau dort wieder endet. Sie messen nur, ob jemand in Summe seine wöchentliche Arbeitszeit einhält.

Wir zeigen Ihnen daher, wie Sie mit einer ganz einfachen Form der Zeiterfassung die Auslastung Ihrer Mitarbeiter optimieren können. Zudem erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, welche Projekte gut und welche noch besser gelaufen sind. Das wird Ihnen helfen Ihr Unternehmen auf eine höhere Rendite zu trimmen.

Zeiterfassung für Mitarbeiter – welche Vorteile hat sie?

Nehmen wir an, in einer Agentur arbeitet jeder Mitarbeiter an 10 unterschiedlichen Projekten. Am Ende des Jahres steht in der GuV ein Gewinn. Scheint also alles gut zu laufen. Gäbe es eine gute Zeiterfassung, dann würde die Sache vielleicht anders aussehen.

Clevere Unternehmen richten eine digitale Zeiterfassung für ihre Angestellten ein. Nicht etwa in Excel, sondern als Software oder als App, in der alle eintragen, für welchen Auftrag sie pro Woche wie lange gearbeitet haben. Um ihnen die Eingabe zu erleichtern, sollte die App oder die Software idealerweise in der Cloud liegen. Dann können sich Ihre Leute mobil mit dem Smartphone einloggen, oder die Online Zeiterfassung auf ihrem Notebook beim Kunden vor Ort, oder im Hotel erledigen usw. In SAP zum Beispiel werden solche Zeiten auf Projektelementen per Stundenschreibung gesammelt und mit den Daten aus der Buchhaltung kombiniert. So erhält man wirklich sehr exakte Möglichkeiten zur Analyse. Es gibt jedoch auch einfachere, aber doch erstklassige Software-Lösungen, wie zum Beispiel Novatime. Das ist ein Online bzw. ein Cloud-Tool für cloudbasierte Zeiterfassung und hat sich insbesondere für kleine Unternehmen als sehr praktisch bewährt.

Vorteil eines solchen Vorgehens ist, dass Sie auf Knopfdruck eine konsolidierte Auswertung erhalten, welche Projekte die meisten Ressourcen beansprucht haben. Vielleicht entdecken Sie dabei Aufträge, bei denen sich eine negative Rendite ergibt. So etwas kommt vor, nur verschwimmen die Verluste in der GuV, weil der Gesamtgewinn positiv ist. In diesem Fall können Sie Analysen dazu anstoßen, warum das so ist und ob es möglich wäre solche Projekte in Zukunft zu vermeiden. Oder zumindest zu einem höheren Preis anzubieten.

Sehr interessant ist die verbesserte Arbeitszeiterfassung auch deshalb, weil Sie einen Einblick erhalten, welche Kollegen für welche Tätigkeit deutlich mehr oder deutlich weniger Zeit brauchen. Jeder Mensch hat in der Arbeit stärken und Schwächen. So könnte sich als Erkenntnis daraus ergeben, dass es eine Verschiebung der Tätigkeit Sinn macht. Wenn jeder das macht, was er oder sie am schnellsten kann, dann tun Sie Ihrem Unternehmen ebenfalls etwas Gutes, weil die durchschnittliche Effizienz steigt.