Wenn man so zurückdenkt an die letzten Jahrzehnte in den Büros und Unternehmen auf der Welt, dann mag man sich gar nicht vorstellen, wie viele Tonnen Papier in diesem Zeitraum verbraucht worden sind. Und so oft waren sie eigentlich unnötig, denn mit ein bisschen Cleverness hätte man sich viele Dokument sparen können. Jetzt ist ja
Wenn man so zurückdenkt an die letzten Jahrzehnte in den Büros und Unternehmen auf der Welt, dann mag man sich gar nicht vorstellen, wie viele Tonnen Papier in diesem Zeitraum verbraucht worden sind. Und so oft waren sie eigentlich unnötig, denn mit ein bisschen Cleverness hätte man sich viele Dokument sparen können. Jetzt ist ja Papier noch recycelbar, so dass man meint, dass es die Umwelt einem irgendwie verzeiht. Doch das ist nicht ganz so. Denn hinter dem Rohstoff stehen nun einmal gefällte Bäume. Zudem verbraucht die Herstellung immens viel Energie und stößt CO2 aus. Aus diesem Grund sollte man sich, sofern noch nicht geschehen, als Unternehmen mit dem Konzept vom papierlosen Büro auseinandersetzen. Wirz zeigen, wie das papierlose Büro nicht nur die Natur schont, sondern auch den Workflow im Unternehmen beschleunigt, so dass die Prozesse schneller und kostengünstiger ablaufen.
Papierloses Büro – was bedeutet das?
Ein papierloses Büro im Unternehmen zu führen bedeutet darauf zu verzichten Dokumente auszudrucken. Jegliche Aktivität sollte so ausgerichtet sein, dass kein Papier notwendig wird. Möglich wird das meist mithilfe von Software oder digitalen Tools. Das schont die Umwelt und den Geldbeutel.
Welche Vorteile bietet das papierlose Büro
Wer sich vom Konzept des papierlosen Büros überzeugen lässt, der wird eine ganze Reihe von Vorteilen erleben. Manche davon sieht man sofort auf dem Bankkonto. Andere ergeben sich erst im Laufe der Zeit. Hier die wichtigsten.
Die Kosten für Drucker und Dokumente sinken
Man schaue sich nur an, was in einer größeren Firma für Kosten auflaufen, wenn Dokumente auf den Druckern ausgegeben werden. Zum einen sind da jede Menge an Papierkosten, wenn die Mitarbeiter im Büro unbedingt alles in einem Ordner im Schrank abheften. Nicht umsonst haben manche Großkonzerne Maschinen von Lindner Recyclingtech im Keller stehen. Dort bringen die Angestellten immer wieder Berge von Akten hin, um sie in großen Mengen schreddern zu lassen. Aller paar Jahre müssen die Büros nämlich entmistet werden, weil der Platz in den Schränken knapp wird. Ganze LKW-Ladungen mit gehäckseltem Papier verlassen dann das Gelände der Firma.
Zum anderen gibt es noch die Aufwendungen für Druckerpatronen oder Kartuschen. Sie sind absolut nicht billig.
All das geht so richtig ins Geld. Diese Kosten spart man direkt ein.
Kosten für die Archivierung entfallen
Aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen müssen Firmen viele Dokument aufheben. Zudem ist es erforderlich Verträge oder wichtige Akten zu sichern. Diese Sachen werden häufig in Form von Papier gelagert. Man legt sie in Ordner, die wiederum irgendwo im Archiv lagern. Bei manchen Betrieben sammelt sich so viel an, dass irgendwann zusätzliche Räume angemietet werden müssen, um die Menge zu bewältigen. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht, so sagt es das Gesetz.
Wer sich das erspart und das papierlose Büro einführt, der macht sich frei von diesem riesigen Fixkosten Block. Wichtige Dokumente lassen sich so leicht digital ablegen. Mit Hilfe von Software und Datenbanken lassen sie sich so aufbewahren, dass alle wichtigen Daten jederzeit schnell zugänglich bleiben. PDF Dateien lassen sich mit den nötigen Attributen versehen. Zudem gibt es NoSQL Programme wie HCL Notes und andere dafür. Solche Lösungen machen die Umsetzung leicht.
Das heißt: beim papierlosen Büro spart das Unternehmen Kosten für Archivierung. Sicher, es muss mehr Server-Kapazität her, um die Dokumente digital abzulegen. Doch der digitale Platz kostet wesentlich weniger als die Lagerung im Keller des Unternehmens oder in angemieteten Räumlichkeiten.
Papierloses Büro beschleunigt die Prozesse
Ein papierloses Büro spart in den oben genannten Fällen auf direktem Wege Kosten. Ausgaben für Papier, Druckertinte und Mieten gehen nach unten. Eine Einsparung ist für das Unternehmen sofort ersichtlich. Doch dann gibt es noch diejenigen Kostensenkungen, die sich durch verkürzte Arbeitsabläufe ergeben. Sie lassen sich dann realisieren, wenn man mit Hilfe des papierlosen Büros Arbeitszeit für Angestellte einspart und diese dann durch Umstrukturierungen umsetzt. Resultate zeigen sich daran, dass die Gemeinkosten im Verhältnis zum Umsatz sinken. Wir zeigen einige Fallbeispiele.
Papierloses Büro – Fallstudie #1 – Rechnungen digital verarbeiten
Die Firma ReadSoft, mittlerweile Kofax, verdiente ihr Geld damit, dass Sie Software Lösungen für Unternehmen bereitstellte, um digital Dokumente zu verarbeiten. Im Laufe ihrer Aktivitäten stellten Sie ein Programm zur Verfügung, welches Ebydos heißt. Es ist darauf ausgelegt als SAP-Add-On zu fungieren, so dass es sich mit der ERP-Software automatisch vernetzen lässt.
Mit diesem Programm konnten Unternehmen das papierlose Büro vorantreiben und viel Geld sparen. Kommt vom Lieferanten eine Rechnung, dann übernimmt ein Angestellter den Scan in digitale Form. Ein solches Dokument enthält in der Regel Informationen über Art des bestellten Materials und die Höhe des Betrages. Zudem die Daten darüber, welche Abteilung das bestellt hat. Diese Inhalte werden in entsprechende Felder eines Formulars im Ebydos gleich mit dazu eingegeben. Beispiele:
- Rechnungsbetrag
- Umsatz-Steuer Klasse (Inland, Ausland, Steuerfrei usw.)
- Material-Sachkonto in SAP
- Kostenstelle / Projekt / Innenauftrag
Durch die Angabe dieser Daten in der Verarbeitungssoftware, konnten sämtliche Informationen direkt ins ERP System übertragen werden.
Gleichzeitig wurde der Compliance dadurch Rechnung getragen, dass 3 oder 4 verschiedene Nutzer ein Häckchen setzen müssen, damit es bis zur Bezahlung kommt:
- Besteller bestätigt, dass die Ware geliefert wurde.
- Der Abteilungsleiter bestätigt, dass die Bestellung gerechtfertigt war.
- Die Kaufleute prüfen die Rechnung auf ihre Richtigkeit.
- In der Buchhaltung wird die Zahlung per automatischer Überweisung genehmigt.
Wer diesen Prozess mit Papier abwickeln möchte, der muss eine Lieferantenrechnung von Büro zu Büro tragen und hoffen, dass alle notwendigen Bearbeiter da sind. Im papierlosen Büro dagegen durchläuft man dieses Prozedere möglicherweise innerhalb von 10 Minuten und verbucht gleichzeitig alle notwendigen Daten im ERP System. Solche Klicks lassen sich auch per Handy in einer App tätigen, so dass Anwesenheit keine notwendige Bedingung ist.
Papierloses Büro – Fallstudie #2 – Dokumente mit NoSQL archivieren
Dokumente zu archivieren ist kein leichtes Unterfangen. Es sind so viele und wie kann man bei hunderten oder tausenden PDF-Dokumenten sicherstellen, dass man zusammengehörige miteinander verbindet? Eine Lösung wäre es auf der Festplatte des Servers Ordner anzulegen. Doch das verursacht viel Arbeit. Stattdessen eigenen sich NoSQL Datenbanken.
Man denke nur an die Panama-Papers. Berge von Datenmaterial wurden aus einer Bank geklaut. Diese setzten Journalisten jedoch recht einfach zusammen, indem eine nicht-relationale Datenbank erstellt wurde. In jedem PDF ließen sich Attribute markieren. Beispiele:
- Datum
- Name
- Flugnummer
- Bankkonto
- Adresse
- Aufenthaltsort
- Kundennummer
- Aufenthaltsort
Diese Attribute lassen sich dazu nutzen, um sie in der Datenbank als Anknüpfungspunkte für jedes Dokument zu nutzen. Jedes PDF lässt sich so mit ihrer Hilfe durchsuchen. Zwischen verschiedenen Papieren lässt sich dabei ein Bezug herstellen.
Zum Beispiel eine Auswertung darüber, wer an welchem Datum sich an welchem Ort befunden hat. Aber das ist schon viel zu kompliziert. Stattdessen reicht die Lösung dafür aus sämtliche Verträge und Korrespondenz mit einem Kunden auf einen Schlag auswertbar zu machen. Somit ist die Zusammengehörigkeit nicht mehr nur anhand des Speicherorts auf der Festplatte auszumachen, sondern davon völlig unabhängig. Auf diesem Wege lassen sich alte Verträge und sonstige Druckwerke problemlos archivieren plus verknüpfen. Wer das Archiv durchsuchen möchte, der muss einfach nur einige grundlegende Daten dazu eingeben und wird sofort fündig werden.