Mails zu schreiben ist heute eigentlich schon fast ein wenig antiquiert. Zumindest dann, wenn man es mit Millenials zu tun hat. Für sie sind Mails ein Relikt aus der Zeit, wo das Internet in den Kinderschuhen steckte. Die E-Mail ist so gut wie tot – so das neueste Credo.

Sobald die jungen Leute jedoch ihre erste Arbeitsstelle antreten, dann merken sie, dass es ohne Mails gar nicht geht.

Ähnliches werden Ihnen Marketing-Experten berichten. Mails zu verschicken ist immer noch eine der ertragreichsten Methoden, um die Umsätze zu steigern. Wir zeigen auf, welche Bedeutung Mails heute für Firmen und Agenturen haben und warum es sie noch lange geben wird.

Welche Vorteile bieten Mails?

Man sagt in der Berufswelt: Wer schreibt, der bleibt. Mails sind zwar nicht zu 100% fälschungssicher, aber im firmeninternen Netzwerk gelten sie als Beweismittel. Sie haben intern eine wichtige Dokumentationsfunktion und können sehr wertvoll dabei sein, wenn Kollegen / Mitarbeiter / Führungskräfte Tatsachen vertuschen oder verleugnen möchten.

Zudem sind sie auch eine der schnellsten Möglichkeiten, um intern und extern zu kommunizieren. Mitarbeiter haben den ganzen Tag ihr Outlook, HCL Notes oder Zoho Mail System vor sich offen. So kursieren Informationen binnen Sekunden durch die Postfächer von hunderten von Menschen. Da können weder WhatsApp oder Instagram usw. mithalten.

Im Bereich Marketing gelten E-Mails deshalb als herausragendes Kommunikationsmittel, weil sie extrem günstig sind. Wer über eine große E-Mail-Datenbank verfügt, der sitzt auf einem Goldschatz. Eine Mail wird geschrieben, versandt wird sie an hunderte, tausende oder gar an Millionen von Empfängern – auf einen Schlag, ohne Extrakosten. Bei einer solchen Menge kann man sich als Unternehmen quasi sicher sein, dass dort eine gewisse Menge an Rückmeldungen oder Bestellungen eintrudelt.

Wie Mail-Systeme in Agenturen hilfreich sein können

Ein gutes Mail-System ist nicht nur dazu da, um Mails erfolgreich zuzustellen. Es geht bei ihnen auch darum, dass sich möglichst viele Arbeitsschritte beschleunigen lassen.

Dazu gehören in Agenturen vor allem Verfahren, mit denen die Verarbeitung von Massen-Daten leichter gemacht wird. In dem Fall, dass sich die Adressen von zig Tausenden Nutzern aus einer Datenbank in den Empfängerbereich importieren lassen. Oder, dass zum Beispiel Tabellen oder Präsentationen eingefügt, und sogar direkt bearbeitet werden können.

Ein weiterer Faktor ist die Integration bzw. die Kooperation mit anderen Tools. Viele Agenturen haben das Problem, dass Meetings mit Zoom, MS Teams oder sonstigen Kooperationstools erfolgen, die nicht vom Hersteller der Mailsoftware stammt. Gute Anbieter sorgen jedoch per Plugin oder Schnittstelle dafür, dass die Zusammenarbeit schnell und einfach funktioniert. So lassen sich in manchen Software-Paketen Konferenzen direkt aus dem Mail-System heraus mit einem Klick erzeugen. Bei schlechten Anbietern sind solche Abkürzungen nicht möglich. Schlecht für die Produktivität.

Ein großer Unterschied ist auch, ob der Anbieter des Mail-Systems seinen Server in der Cloud hostet, oder auf dem Server der Firma. Beide Wege haben ihre Vor- und Nachteile. Heute setzt sich immer mehr die Cloud durch. Denn in diesem Fall kümmert sich der IT-Partner darum, dass die Mails in der Agentur richtig funktionieren. Gut ist das deshalb, weil Agenturen in diesem Fall keine eigenen IT-Leute beschäftigen müssen, die sich um die Dinge kümmern. Das schont die Ressourcen und in Sachen Kosten ist es meist deutlich billiger als eigenes Personal damit zu betrauen.