Konferenzen sind Business Events, auf denen sich Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmen und Branchen vernetzen und sich über die neuesten Trends auf dem Markt informieren und austauschen können. Für die Planung und Organisation einer Konferenz ist ein strukturiertes Konferenz Management nötig. Als Organisator müssen Sie bei der Planung einer Veranstaltung, Tagung oder Konferenz verschiedene Punkte beachten.
Konferenzen sind Business Events, auf denen sich Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmen und Branchen vernetzen und sich über die neuesten Trends auf dem Markt informieren und austauschen können. Für die Planung und Organisation einer Konferenz ist ein strukturiertes Konferenz Management nötig. Als Organisator müssen Sie bei der Planung einer Veranstaltung, Tagung oder Konferenz verschiedene Punkte beachten. Sie müssen sich Gedanken um das Themengebiet, die Vorträge, Gäste, Einladungen, Verpflegung und das Equipment vor Ort kümmern. Mit dem richtigen Plan können Sie das Konferenz Management optimieren. In den folgenden Abschnitten wird näher beschrieben, worauf Sie bei der Planung und Organisation einer Konferenz besonders achten müssen.
Tipps für das Konferenz Management
In diesem Abschnitt werden verschiedene Tipps für das Konferenz-Management-System beschrieben:
Planung, Organisation und Themengebiet
Jede Konferenz hat ein bestimmtes Themen- und Interessengebiet. Sie benötigen für eine erfolgreiche Tagung einen genauen Plan. Im Team können Sie ein passendes Thema ausarbeiten und sich Gedanken um Redner, Teilnehmer und Sponsoren machen. Die Vorträge sollten informativ sein und zum Themengebiet passen. Die Reden und Vorträge müssen für die Teilnehmer einen Mehrwert bieten.
Timeline
Im nächsten Schritt müssen Sie eine bestimmte Timeline festlegen. Das Datum für die Konferenz ist besonders wichtig. Sie sollten ein Datum finden, an dem viele Ihrer Gäste Zeit haben. Überlegen Sie sich einen passenden Veranstaltungsort und setzen Sie sich mit verschiedenen Betreibern und Anbietern in Verbindung. Es ist wichtig, einen oder zwei Ausweichtermine im Vorfeld zu definieren, falls Sie für das erste Datum keine passende Location finden. Ein genauer Zeitplan ist für den Erfolg einer Tagung immens wichtig.
Team für das Konferenz-Management zusammenstellen
Als Organisator sind Sie für die Leitung des Managements zuständig. Sie können jedoch nicht alle Aufgaben selbst durchführen. Stellen Sie ein Team zusammen, um sich optimal auf die Veranstaltung vorzubereiten. Zum Team gehören Sponsoren, Anbieter und das richtige Verkaufspersonal. Weiterhin benötigen Sie Personal, das sich um das Catering und das Design der Location kümmert. Die richtige Raumaufteilung ist für den Erfolg einer Konferenz besonders wichtig. Mit einem Produzenten können Sie passende Redner und Vortragende für die Konferenz finden. Der Produzent wird verschiedene Personen kontaktieren und briefen. Ein Marketingbeauftragter entwirft für die Konferenz ein passendes Konzept und kümmert sich um einen Social-Media-Auftritt. Bei Fragen können sich die Teilnehmer an den Marketingbeauftragten wenden. Am Veranstaltungsort kümmern sich Techniker um die richtige Ausstattung und übernehmen die Installation der Belichtungs- und Musikanlagen. Zudem können Sie als Organisator Teammitglieder bestimmen, die Sie bei der Budgetplanung und dem Konferenz-Management im Allgemeinen unterstützen.
Budgetplanung
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Budgetplanung des Events. Im Vorfeld sollten Sie im Team die Ausgaben für das Event planen. Für die Budgetplanung stellen Sie einen Bericht mit potenziellen Kosten auf, die Sie Sponsoren vorlegen können. Es ist wichtig, dass Sie immer einen Puffer einplanen, da es jederzeit zu außerordentlichen Kosten kommen kann.
Redner und Vortragende finden und rekrutieren
Nach der Budgetplanung können Sie eine Liste mit potenziellen Rednern und Vortragenden erstellen. Die Vortragenden sollten zum Themengebiet der Konferenz passen. Tauschen Sie sich mit den Vortragenden aus und besprechen Sie den genauen Ablauf. Wenn Sie einen passenden Redner für ein Themengebiet gefunden haben, können Sie ein geeignetes Honorar verhandeln. Es ist wichtig, dass das Honorar für die Vortragenden in Ihren Budgetplan passen. Bekannte und gute Redner verlangen meistens eine hohe Gage. Als kleines Highlight können Sie eine bekannte Person zu Ihrem Event einladen, den Sie in der Einladung besonders hervorheben können.
Finanzierung der Konferenz
Im nächsten Schritt müssen Sie sich Gedanken um die Finanzierung der Tagung machen. Bei der Auswahl sollten Sie bedenken, dass die Sponsoren zu Ihrem Event passen. Zusammen im Team können Sie ein Finanzierungs-Paket aufstellen, um potenzielle Sponsoren für Ihre Veranstaltung zu gewinnen.
Location
Ein wichtiger Punkt für ein erfolgreiches Konferenz-Management ist die richtige Location. Der Veranstaltungsort sollte sich nach der Anzahl der Vortragenden und der Gäste richten. Viele Betreiber stellen den Unternehmen auch das passende Equipment und weitere Ausstattung zur Verfügung. Die Location sollte zu Ihrem Budgetplan passen und darf nicht zu teuer sein. Wenn die Konferenz mehrere Tage dauert, müssen Sie sich auch um Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer kümmern. Suchen Sie nach passenden Hotels in der Nähe. Für Business Events gibt es auch spezielle Tagungshotels. Hier können Sie nach Tagungshotel Baden-Württemberg, Hamburg, Bayern oder Hessen suchen. Das Hotel sollte sich in der Nähe des Veranstaltungsortes befinden.
Ausstattung und Equipment
Manche Betreiber bieten den Unternehmen auch die passende Ausstattung und Equipment für die Konferenz an. Falls es keine Ausstattung an einer Location gibt, müssen Sie sich im Vorfeld mit verschiedenen Anbietern in der Region in Verbindung setzen. Im Netz gibt es Dienstleister, bei denen Sie sich technische Ausstattung und Geräte ausleihen können. Für Videoaufnahmen benötigen Sie Bildschirme, Projektoren und Beamer. Besonders wichtig sind die Soundgeräte für die Konferenz. Hierzu zählen Boxen, Lautsprecher, Mischpulte, Verstärker und Mikrofone. Ein weiterer Punkt bei der technischen Ausstattung ist die richtige Beleuchtung. Am Veranstaltungsort müssen Sie für die passende Beleuchtung, Stimmungslicht und Spotlights sorgen.
Es gibt Softwareprogramme, mit denen Sie Ihre Veranstaltung live im Internet streamen können. So können sich Gäste, die nicht an der Konferenz teilnehmen können, die Vorträge in Echtzeit anschauen. Für die Übertragung benötigen Sie WLAN und eine gute Internetübertragung. Die Techniker sollten das gesamte technische Equipment im Vorfeld prüfen.
Networking
Auf Konferenzen kommen Angestellte und Geschäftsführer von verschiedenen Unternehmen zusammen, um sich über ein bestimmtes Themengebiet zu informieren. In den Vorträgen erfahren Sie verschiedene Informationen. Zudem können sich die Teilnehmer auf der Konferenz miteinander austauschen. Für die Gäste können Sie einen Bereich oder Aufenthaltsraum schaffen, die die Teilnehmer für Networking nutzen können.
Catering
Sie sollten sich im Vorfeld um die Verpflegung der Teilnehmer kümmern. Manche Betreiber haben ein eigenes Catering-Team. Hier können Sie sich für verschiedene Speisen, Snacks und Getränke entscheiden.
Marketing, Einladungen und Social Media
Marketing ist für die Konferenz besonders wichtig. Ein Marketingbeauftragter ist für die Erstellung von Flyern, Poster und Bannern zuständig. Bei der Erstellung der Einladungen sollten Sie alle relevanten Informationen und Daten berücksichtigen. Social Media bietet Ihnen verschiedene Plattformen, auf denen Sie für Ihre Konferenz Werbung machen können. Nutzen Sie YouTube, Instagram, LinkedIn, Twitter oder Facebook, um die Reichweite zu erhöhen.
Geeignete Software für das Konferenz Management
Für die Organisation der Konferenz können Sie eine innovative Konferenz-Management-Software nutzen. Die Softwareprogramme haben unterschiedliche Funktionen und Features, mit der Sie eine Konferenz einfacher und effizienter planen können. Bei der Suche nach einer passenden Software sollten Sie auf die Funktionen und Features achten. Im Netz gibt es kostenlose und kostenpflichtige Versionen. Zusammen im Team können Sie nach der passenden Software für Ihre Konferenz suchen. Viele Dienstleister bieten den Unternehmen eine kostenlose Basisversion, in der Sie die Funktionen für einen Probezeitraum nutzen können. Sie sollten sich für ein Softwareprogramm mit vielen Schnittstellen entscheiden. So können Sie das Programm problemlos mit anderen Softwareanwendungen verknüpfen.
Fazit
Das Konferenz Management ist für den Erfolg eines Business Events enorm wichtig. Das Management ist in verschiedene Phasen unterteilt. Jedes Teammitglied hat spezifische Tätigkeiten. In der Planungsphase werden die einzelnen Arbeitspakete definiert und an die zuständigen Teammitglieder delegiert. Sie sollten für die Konferenz immer einen Plan B haben, falls es zu unvorhersehbaren Problemen kommt.
Nach der Konferenz haben Sie die Möglichkeit, sich mit den Teilnehmern, dem Team, den Sponsoren und den Rednern auszutauschen. Fragen Sie nach Feedback und überlegen Sie, was man bei der nächsten Konferenz besser machen kann. Als Letztes können Sie den Teilnehmern ein Dankes-Schreiben in Papierform oder als E-Mail versenden.